Certificación M/WBE en Nueva York: una oportunidad para hacer crecer su negocio
La Ciudad de Nueva York contrata cada año empresas privadas para adquirir productos y servicios en áreas tan diversas como construcción, tecnología, contabilidad, alimentación, diseño gráfico, mantenimiento, consultoría, transporte y organización de eventos.
Para ayudar a que las empresas propiedad de mujeres y miembros de grupos minoritarios puedan participar en estas oportunidades, la Ciudad ofrece el programa de certificación Minority and Women-owned Business Enterprise, conocido como M/WBE.
Obtener esta certificación puede aumentar la visibilidad de una pequeña empresa y facilitar su conexión con agencias municipales, contratistas principales y organizaciones que buscan proveedores diversos.
¿Qué es la certificación M/WBE?
La certificación M/WBE es un reconocimiento otorgado por el New York City Department of Small Business Services (SBS) a negocios que cumplen determinados requisitos de propiedad, administración, operación y ubicación.
Su objetivo es promover una participación más amplia y equitativa en las oportunidades de contratación pública de la Ciudad de Nueva York.
Es importante señalar que existen programas de certificación estatales, municipales y federales. Este artículo se refiere específicamente a la certificación M/WBE de la Ciudad de Nueva York.
¿Cuáles son sus beneficios?
Una empresa certificada puede obtener varios beneficios:
Aparecer en el directorio público de empresas certificadas de la Ciudad de Nueva York.
Aumentar su visibilidad ante agencias municipales que necesitan adquirir productos o servicios.
Ser encontrada por contratistas privados que buscan empresas M/WBE como subcontratistas o proveedores.
Acceder a eventos de networking, reuniones dirigidas y cursos especializados.
Conocer oportunidades de contratación y desarrollar relaciones con compradores públicos y privados.
Fortalecer la credibilidad y presentación comercial de la empresa.
El directorio oficial reúne miles de empresas pertenecientes a diferentes industrias. Los compradores pueden utilizarlo para buscar proveedores certificados según el tipo de servicio, producto o especialidad que necesitan.
Sin embargo, obtener la certificación no significa que la empresa recibirá automáticamente un contrato. El negocio todavía debe identificar oportunidades, presentar propuestas competitivas y demostrar que tiene la experiencia y capacidad necesarias para cumplir con el trabajo.
¿Quiénes pueden solicitarla?
Para calificar para la certificación M/WBE de la Ciudad de Nueva York, una empresa debe cumplir varios requisitos básicos.
Propiedad y control
Al menos el 51% del negocio debe pertenecer, ser operado y estar controlado por ciudadanos estadounidenses o residentes permanentes que sean mujeres o integrantes de alguno de los grupos minoritarios reconocidos por el programa:
Black.
Hispanic.
Asian-Pacific.
Asian-Indian.
Native American.
No basta con que una persona elegible posea formalmente el 51% de la empresa. Esa persona también debe participar realmente en la administración, controlar las decisiones importantes y dirigir las operaciones diarias.
Tiempo de operación
La empresa debe haber estado vendiendo productos o prestando servicios durante al menos un año.
Por ello, un negocio completamente nuevo que todavía no tiene historial comercial generalmente deberá esperar hasta cumplir este requisito antes de presentar la solicitud.
Autorización para operar
La empresa debe estar legalmente autorizada para operar en el estado de Nueva York y mantener en orden los registros, permisos y licencias correspondientes a su actividad.
Estructura legal
Pueden solicitar la certificación empresas organizadas bajo alguna de las siguientes estructuras:
Sole proprietorship.
Limited Liability Company (LLC).
Corporation.
Limited Liability Partnership (LLP).
Limited Partnership (LP).
General partnership.
Las organizaciones sin fines de lucro no son elegibles para esta certificación.
Ubicación del negocio
La oficina principal o el establecimiento comercial debe encontrarse en uno de los cinco boroughs de la Ciudad de Nueva York o en alguno de los siguientes condados:
Bergen.
Hudson.
Nassau.
Passaic.
Putnam.
Rockland.
Suffolk.
Westchester.
Una empresa ubicada fuera de estas áreas todavía podría calificar si demuestra una presencia comercial sustancial en el mercado de la Ciudad de Nueva York.
Para ello, debe cumplir al menos dos de estas condiciones:
Mantener durante al menos seis meses una cuenta bancaria en la Ciudad de Nueva York o realizar otras actividades bancarias allí.
Tener una licencia emitida por una agencia municipal que autorice al negocio a operar en la ciudad.
Demostrar que realizó, o intentó realizar, transacciones comerciales en la ciudad más de una vez durante los últimos tres años.
¿Qué documentos pueden solicitar?
La documentación puede variar según la estructura legal y las circunstancias del negocio. Entre los documentos generales que pueden ser requeridos se encuentran:
Currículums de todas las personas que tengan participación en la empresa.
Carta bancaria con el número de cuenta y la identificación de las personas autorizadas para firmar.
Declaraciones de impuestos federales, estatales y municipales del año más reciente, junto con sus anexos.
Prueba de ciudadanía estadounidense o residencia permanente de cada propietario.
Documentos que acrediten la condición minoritaria de los propietarios que la declaren.
Licencias y permisos comerciales.
Contratos de arrendamiento o documentos de propiedad de los establecimientos.
Contratos, facturas y comprobantes de pago por trabajos realizados.
Información sobre la creación del negocio y la procedencia de su capital inicial.
Documentos de constitución, acuerdos operativos o estatutos, según corresponda.
Las LLC, por ejemplo, pueden necesitar presentar sus Articles of Organization, el Operating Agreement y los comprobantes de registro estatal. Las corporaciones pueden tener que proporcionar sus documentos de incorporación, estatutos corporativos y certificados de acciones.
Los negocios que utilizan un nombre comercial o DBA deben presentar el correspondiente Certificate of Assumed Name.
Es importante que la información sobre propietarios, porcentajes de participación, dirección, administración y cuentas bancarias sea coherente en todos los documentos.
¿Cómo se solicita la certificación?
El proceso general incluye los siguientes pasos:
1. Verificar la elegibilidad
Antes de comenzar, confirme que la empresa cumple los requisitos de propiedad, control, tiempo de operación, estructura legal y ubicación.
Si tiene dudas, puede escribir a la unidad de certificación de SBS a mwbe@sbs.nyc.gov.
2. Reunir los documentos
Prepare copias electrónicas legibles de las declaraciones de impuestos, documentos de constitución, licencias, contratos, estados bancarios y demás antecedentes requeridos.
Organizar esta información antes de comenzar puede evitar retrasos y solicitudes adicionales.
3. Tener un número de identificación tributaria
La empresa debe contar con un número de identificación federal. Este puede ser un Employer Identification Number (EIN) o, en el caso de algunos sole proprietors, un Social Security Number (SSN).
4. Registrarse como proveedor de la Ciudad
La empresa debe crear una cuenta en el Payee Information Portal (PIP). Este registro permite obtener un número de proveedor de la Ciudad de Nueva York.
5. Crear una cuenta en PASSPort
También es necesario registrarse en PASSPort, la plataforma que utiliza la Ciudad para administrar proveedores y procesos de contratación. Este registro incorpora a la empresa a la lista municipal de posibles licitantes.
6. Presentar la solicitud en SBS Connect
La solicitud estándar o Fast Track se presenta electrónicamente mediante SBS Connect.
La persona que prepare y envíe la solicitud debe estar autorizada para representar al negocio. También será el contacto principal durante el proceso de revisión.
7. Dar seguimiento a la solicitud
El progreso puede revisarse en SBS Connect, dentro de la sección My Records. SBS comunicará su decisión final una vez concluida la evaluación.
Si la solicitud es rechazada, la empresa tiene derecho a cuestionar la decisión siguiendo las instrucciones incluidas en la notificación.
¿Cuánto cuesta y cuánto dura?
La solicitud para obtener la certificación M/WBE de la Ciudad de Nueva York es gratuita.
Una vez aprobada, la certificación tiene una vigencia de cinco años, contados desde la fecha indicada en la carta de confirmación.
Durante ese periodo, la empresa debe presentar una confirmación anual declarando que no se han producido cambios importantes en la propiedad, operación o administración del negocio. SBS normalmente envía un recordatorio antes del aniversario de la certificación.
Al terminar el periodo de cinco años, la certificación debe renovarse mediante SBS Connect.
¿Qué es la solicitud Fast Track?
Algunas empresas que ya poseen certificaciones emitidas por organizaciones asociadas pueden calificar para un proceso más rápido denominado Fast Track.
Entre los socios reconocidos se encuentran determinadas organizaciones de la Ciudad y del estado de Nueva York, la Port Authority of New York and New Jersey y entidades especializadas en certificaciones de proveedores minoritarios o propiedad de mujeres.
Para utilizar esta alternativa, la certificación existente debe cumplir los requisitos del programa y tener al menos seis meses de vigencia restantes.
Errores que pueden retrasar la solicitud
Algunos problemas frecuentes incluyen:
Presentar documentos incompletos o difíciles de leer.
Mostrar porcentajes de propiedad diferentes en distintos registros.
No tener actualizado el Operating Agreement de una LLC.
Utilizar una dirección que no coincide con las declaraciones de impuestos o licencias.
No demostrar claramente quién controla las decisiones del negocio.
Confundir la certificación de la Ciudad con una certificación estatal o federal.
No completar los registros en PIP o PASSPort.
No responder oportunamente a las solicitudes de información de SBS.
Antes de enviar la solicitud, conviene revisar que todos los documentos cuenten la misma historia sobre la propiedad, administración y funcionamiento de la empresa.
La certificación es el comienzo, no el final
Obtener la certificación M/WBE puede abrir nuevas oportunidades, pero la empresa también debe prepararse para competir.
Esto significa mantener en orden la contabilidad, las declaraciones de impuestos, las licencias, los seguros y los documentos corporativos. También requiere conocer los costos reales del negocio, establecer precios adecuados y tener capacidad financiera para ejecutar los contratos obtenidos.
Una empresa certificada debe contar con una presentación comercial clara, identificar los códigos y categorías correspondientes a sus servicios, revisar oportunidades de contratación y participar activamente en eventos de networking.
En Wealthspring Financial Services podemos ayudarle a organizar sus registros contables y tributarios, revisar la documentación financiera de su negocio y prepararse para participar con mayor seguridad en nuevas oportunidades comerciales.
¿Está considerando solicitar la certificación M/WBE? Contáctenos para programar una consulta y evaluar la preparación financiera y documental de su empresa.
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