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Diferencias entre el Formulario W-2 y el Formulario 1099: ¿Cuál aplica a a tus trabajadores?

W-2 vs 1099

Cuando se trata de pagar a tus trabajadores, es fundamental entender la diferencia entre los formularios Form W-2 y Form 1099, no solo para cumplir con el IRS, sino también para maximizar tus deducciones fiscales y evitar multas. (w-2 vs 1099)


Qué es el Formulario W-2?

El Formulario W-2 se utiliza para reportar los ingresos de un empleado. Si tienes control sobre qué hace el trabajador, cuándo y cómo lo hace, probablemente sea un empleado y no un contratista.


Características:

  • Aplica a empleados.

  • El empleador retiene impuestos del cheque (federales, Seguro Social, Medicare).

  • El empleador debe pagar parte del Seguro Social y Medicare del empleado.

  • Se debe entregar al empleado y al IRS antes del 31 de enero.


📌 Beneficio para el empleado:

Recibe beneficios como seguro, vacaciones pagadas, y puede calificar para el desempleo.


¿Qué es el Formulario 1099-NEC?

El Formulario 1099-NEC reporta pagos hechos a trabajadores independientes o contratistas. Si contratas a alguien para un proyecto y no controlas su horario o método de trabajo, este es el formulario correcto.


Características:

  • Aplica a contratistas independientes, freelancers o proveedores.

  • No se retienen impuestos automáticamente del pago.

  • El contratista es responsable de pagar sus propios impuestos.

  • Se debe emitir si pagas $600 o más en el año.

  • Fecha límite para entrega y reporte: 31 de enero.


📌 Beneficio para el negocio:

No estás obligado a pagar beneficios ni impuestos patronales (como el FICA), lo que puede reducir costos.


Formulario 1099-MISC (otros tipos de ingresos)

Se usa para otros pagos como alquileres, premios, regalías, pagos médicos, etc.

  • Fecha límite para entregar al beneficiario: 31 de enero.

  • Fecha límite para presentar al IRS:

    • Si es en papel: 28 de febrero.

    • Si es electrónico: 31 de marzo.


⚠ Riesgos de una clasificación Incorrecta

Clasificar incorrectamente a un trabajador (por ejemplo, tratar a un empleado como contratista para evitar pagar impuestos) puede generar multas y auditorías del IRS.


Cómo saber cuál usar?

Hazte estas preguntas:

  • ¿Controlo cómo, cuándo y dónde trabaja la persona? → W-2

  • ¿La persona tiene otros clientes, usa sus propias herramientas y controla su tiempo? → 1099


💡 Tip Fiscal

Clasificar correctamente a tus trabajadores no solo es legalmente obligatorio, sino que también te puede ayudar a aprovechar deducciones fiscales como:



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