A pesar del deseo de aumentar el uso de contratistas, las pequeñas empresas a menudo carecen de procesos eficientes y escalables para gestionar esta creciente fuerza laboral. Además, la mayoría de las pequeñas empresas encuestadas no están familiarizadas con las leyes y regulaciones que rigen la contratación de contratistas independientes. Por eso, hemos recopilado estos consejos para ayudar a las pequeñas empresas a optimizar la forma en que utilizan contratistas independientes y, al mismo tiempo, mitigar los riesgos de incumplimiento.
1.- Utilice siempre un acuerdo de contratación al incorporar a nuevos contratistas
Un acuerdo de contratación es especialmente importante para las pequeñas empresas, ya que ayuda a establecer expectativas claras para ambas partes y ofrece protección jurídica y financiera. El acuerdo debe describir el alcance previsto del trabajo, las obligaciones de confidencialidad, los derechos de propiedad sobre el trabajo realizado, las condiciones de pago, el calendario de pagos y las disposiciones para la gestión de conflictos o daños que puedan surgir durante el contrato. El acuerdo también debe definir la naturaleza de la relación laboral, indicando claramente que el contratista trabaja por proyecto o durante un periodo de tiempo determinado, y no como empleado. Esto también puede ayudar a mitigar los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores.
En Nueva York, las empresas deben ahora firmar acuerdos por escrito con cualquier contratista que preste al menos 800 dólares en servicios. Con esta ley, los empresarios de Nueva York deben proporcionar a sus contratistas independientes una copia física o electrónica del acuerdo escrito exigido y conservar una copia del acuerdo durante seis años. Los empresarios pueden enfrentarse a multas de hasta 25.000 dólares si un contratista independiente presenta una denuncia en el plazo de seis años y es declarado culpable de infringir la ley. Esta ley puede ser un presagio de lo que está por venir en otros estados.
2.- Su plataforma de nóminas tradicional puede no ser suficiente
Las plataformas de nóminas tradicionales orientadas a empleados a tiempo completo suelen ajustarse a una cadencia de nóminas (por ejemplo, una vez cada dos semanas). Sin embargo, una de las mejores prácticas cuando se trabaja con contratistas independientes es poder proporcionar un pago con cualquier frecuencia. Gestionar los pagos a contratistas y mantener registros, como facturas, puede ser un reto si su empresa intenta utilizar su sistema de nóminas W2. Por este motivo, muchas empresas han recurrido a sistemas de gestión de contratistas para pagar a sus contratistas mediante flujos de trabajo automatizados una vez finalizada la asignación. Un pago rápido y fiable es posiblemente el factor más importante para retener a los mejores talentos.
Otra razón para utilizar un sistema independiente para pagar a sus contratistas es que también puede ayudar a mitigar los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores. El sistema de nóminas medio carece de la flexibilidad necesaria para gestionar asignaciones específicas, almacenar facturas y recopilar acuerdos de contratistas, mientras que un sistema dedicado a la gestión de contratistas independientes debería disponer de estas características. Mantener esta documentación separada de los sistemas de nóminas estándar puede ayudar a mitigar los riesgos de clasificación.
3.- Pague a los contratistas independientes con rapidez y flexibilidad
Nuestra investigación reveló que alrededor del 53% de las pequeñas empresas tienen dificultades para pagar a tiempo a sus contratistas independientes. Para ayudar a garantizar que los pagos se entregan a tiempo, las condiciones de pago (neto 15, neto 30) deben estipularse al principio del compromiso con el contratista. Por lo general, el pago se entrega después de que el trabajador presenta su factura, pero esto puede ser un proceso engorroso que implica hojas de horas, correos electrónicos y múltiples sistemas. Considere la posibilidad de racionalizar el modo en que se generan las facturas y se efectúa el pago. Busque una solución que pueda generar automáticamente facturas en nombre de los trabajadores una vez finalizada la tarea y, a continuación, genere automáticamente un pago basado en condiciones preestablecidas.
En cuanto a la forma de pagar a los contratistas, ofrecer distintos tipos de pago, como depósito directo, tarjetas de pago u opciones de pago electrónico, puede mejorar mucho su experiencia. Esta flexibilidad demuestra que valoras sus preferencias y contribuye a una relación laboral positiva. También, una vez más, puede aumentar las posibilidades de retener a trabajadores de alto rendimiento para futuros encargos.
4.- Cree un registro de auditoría de las facturas
Las facturas son cruciales para que las empresas rindan cuentas después de que los contratistas completen sus tareas. Recopilar y almacenar de forma segura estas facturas también es esencial en la temporada de impuestos. Sin embargo, muchas pequeñas empresas no almacenan las facturas de los contratistas en un sistema. En su lugar, a menudo se gestionan de forma ad hoc. Como resultado, puede resultar difícil evaluar el coste de los proyectos y los contratistas a lo largo del tiempo. Esta falta de visibilidad no sólo es un obstáculo a la hora de pagar impuestos, sino que también puede perjudicar la toma de decisiones empresariales estratégicas. En su lugar, lo ideal es almacenar las facturas de los contratistas en un repositorio digital centralizado que permita realizar búsquedas por distintos criterios, como el nombre del contratista, las fechas, el tipo de proyecto, etc.
5.- Estandarizar los procesos de declaración de impuestos
Las empresas que utilizan contratistas independientes pueden tener que presentar los formularios 1099-NEC del IRS a final de año si pagaron al menos 600 dólares a un contratista durante el año. Además, un reciente mandato del IRS ha cambiado significativamente el umbral para que las empresas presenten electrónicamente declaraciones informativas (incluidos los formularios 1099 NEC). El umbral máximo de declaraciones, originalmente 250 al año, se ha reducido a sólo 10. Con una disminución tan drástica de este umbral, incluso las pequeñas empresas que sólo emplean a nueve trabajadores a tiempo completo y pagan a un solo contratista al año se verán afectadas. Debido a esto, las empresas pueden considerar la posibilidad de cambiar a un proceso totalmente electrónico para la presentación de las declaraciones de fin de año para ayudar a evitar sanciones innecesarias.
Para ayudar a garantizar una presentación de impuestos de fin de año sin problemas, es importante recopilar y verificar los NIF y las direcciones de los trabajadores durante la incorporación. Como se ha indicado anteriormente, también se recomienda crear un registro de auditoría de las facturas para ayudar a presentar informes precisos (y será útil durante las auditorías del IRS). Seguir las mejores prácticas puede ayudar a reducir significativamente la carga administrativa.
6.- Aproveche la tecnología para gestionar de manera eficiente a sus contratistas
Adoptar un sistema de gestión de contratistas independientes puede ser esencial para las pequeñas empresas que buscan mejorar las operaciones y minimizar los riesgos. La plataforma WorkMarket by ADP® agiliza los procesos desde la incorporación hasta el pago de los contratistas, incluida la verificación de las identificaciones fiscales, las direcciones y las cuentas bancarias de los trabajadores estadounidenses para facilitar el pago y la presentación de declaraciones de impuestos. La solución también recopila y almacena documentos exigidos por la empresa, como acuerdos con los contratistas, acuerdos de confidencialidad y licencias, para ayudar a garantizar que los contratistas cumplan con sus requisitos, además de permitir que los trabajadores elijan cómo les gustaría que se les pague y la facturación automática cuando se completen las tareas. Esto ayuda a que los trabajadores reciban el pago a tiempo y proporciona a las empresas un registro de auditoría. Cuando llega la temporada de impuestos, WorkMarket proporciona y presenta electrónicamente todos los formularios 1099-NEC ante el IRS y cualquier agencia estatal pertinente.
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